PROZESS-AUTOMATISIERUNG FÜR DEN MITTELSTAND

Ihre Leute erledigen Aufgaben, die längst von allein laufen könnten.

Lieferantenmails abtippen, Aufträge erfassen, Reports zusammenkopieren: Wir automatisieren die Routineprozesse zwischen Ihren Systemen, angebunden an ERP, SAP und Microsoft 365, auf Wunsch komplett auf Ihren eigenen Servern.

Typisch 10 bis 30 Stunden pro Woche im Team zurück

Pilot-Automatisierung in 2 Wochen produktiv, nicht in Monaten

Datenhoheit: läuft auf Wunsch self-hosted in Ihrem Haus

Kostenlosen Prozess-Check anfragen So funktioniert's

BEISPIEL: LIEFERANTENMAIL → ERP

Lieferantenmail geht ein

Daten automatisch extrahiert

Im ERP erfasst & bestätigt

Team wird nur bei Ausnahmen gefragt

Erfahrung aus Maschinenbau & AutomotiveERP- & SAP-AnbindungDSGVO-konform, auf Wunsch self-hosted

DIE STILLEN ZEITFRESSER

Ihre Systeme reden nicht miteinander. Also tun es Ihre Mitarbeiter, per Hand.

6–10 h/Woche

Lieferanten- & Kundenmails

Auftragsbestätigungen, Lieferzeiten, Preisanfragen werden gelesen, abgetippt und ins ERP übertragen.

5–8 h/Woche

Auftrags- & Belegerfassung

Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen wandern als PDF durchs Haus und werden mehrfach erfasst.

4–6 h/Woche

Reporting & Auswertungen

Zahlen aus ERP, Excel und E-Mail werden Woche für Woche von Hand zu Berichten zusammenkopiert.

3–5 h/Woche

Wiederkehrende Routinen

Stammdatenpflege, Terminverfolgung, Erinnerungen, Weiterleitungen: kleine Aufgaben, die sich täglich summieren.

DER DENKFEHLER

„Dafür brauchen wir ein großes IT-Projekt.“

Also wartet man auf das nächste ERP-Release, holt Angebote für Individualsoftware ein oder vertagt das Thema, und die Stunden laufen weiter. Dabei brauchen die meisten dieser Prozesse kein Projekt über Monate, sondern eine schlanke Automatisierungsschicht zwischen den bestehenden Systemen. Genau dafür gibt es heute ausgereifte Werkzeuge.

SO FUNKTIONIERT'S

In drei Schritten von Handarbeit zu Prozessen, die von allein laufen.

11 Tag

Prozess-Check

Wir gehen mit Ihnen durchs Tagesgeschäft und finden die Prozesse, bei denen Automatisierung am schnellsten wirkt. Sie bekommen eine priorisierte Liste mit geschätzter Stundenersparnis, bevor Sie irgendetwas entscheiden.

22 Wochen

Pilot-Automatisierung

Wir setzen den Prozess mit dem größten Hebel produktiv um, angebunden an Ihre bestehenden Systeme: E-Mail, ERP, SAP, Microsoft 365, DMS. Ihr Team sieht am echten Prozess, was Automatisierung bedeutet.

3fortlaufend

Ausbau & Befähigung

Weitere Prozesse folgen nach Priorität. Auf Wunsch befähigen wir Ihre Mitarbeiter, Automatisierungen selbst zu pflegen und zu erweitern, damit Sie unabhängig bleiben.

UNSER WERKZEUGn8n

Wir implementieren Ihre Automatisierungen mit n8n, einer der führenden Workflow-Plattformen: über 1.000 fertige Anbindungen, KI-Schritte direkt integrierbar, und auf Wunsch komplett self-hosted auf Ihren eigenen Servern. Ihre Daten verlassen Ihr Haus nicht, und Sie sind an keinen Software-Anbieter gebunden.

Fair-Code-Lizenz: Quellcode einsehbar, kein Vendor-Lock-in

Self-hosted möglich: volle Datenhoheit, DSGVO-konform

Verbindet ERP, SAP, E-Mail, Excel, DMS und mehr

KI-Schritte (Textverstehen, Extraktion) integrierbar

WAS DAS KONKRET HEISST

Vier Automatisierungen, die sich in fast jedem Produktionsbetrieb rechnen.

Lieferantenmail → ERP

bis zu 8 h/Woche

Vorher: Mail lesen, Daten abtippen, im ERP anlegen, Rückfrage senden.

Nachher: Eingehende Bestätigungen werden gelesen, extrahiert und automatisch erfasst. Ihr Team prüft nur Ausnahmen.

Bestellung → Auftrag

bis zu 6 h/Woche

Vorher: PDF-Bestellungen werden manuell in Aufträge übertragen.

Nachher: Bestellung wird erkannt, Positionen angelegt, Auftragsbestätigung als Entwurf erzeugt.

Wochenreport auf Knopfdruck

bis zu 4 h/Woche

Vorher: Zahlen aus ERP und Excel werden freitags zusammenkopiert.

Nachher: Der Report entsteht automatisch aus den Livedaten und liegt Montag früh im Postfach.

Rechnungseingang → Freigabe

bis zu 5 h/Woche

Vorher: Rechnungen werden gedruckt, abgeglichen und zur Freigabe herumgereicht.

Nachher: Abgleich mit Bestellung läuft automatisch, Freigabe per Klick, Buchung vorbereitet.

Die Werte sind typische Größenordnungen aus mittelständischen Betrieben, was bei Ihnen möglich ist, zeigt der kostenlose Prozess-Check.

KOSTENLOSER PROZESS-CHECK

Finden wir heraus, wo bei Ihnen die meisten Stunden liegen.

Kurz eintragen, wir melden uns innerhalb von 24 Stunden. Im Gespräch gehen wir Ihre Prozesse durch und Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, was sich bei Ihnen rechnet und was nicht. Kostenfrei und unverbindlich.

Oder direkt per E-Mail: info@ai4kmu.de